【話すだけでは、報告書の質には限界がある】毎日の記録をラクに続けるには、音声入力を活用しましょう。

こんにちは😊
話すだけ.com事務局の大上です。

皆さんは、訪問後の記録を毎回しっかり残せていますでしょうか。

訪問鍼灸マッサージの現場では、多くの方がレセコンを使いながら、日々の施術記録や日報を入力していると思います。
訪問した事実だけでなく、そのとき患者さんにどんな変化があったのか、何を確認したのか、どう対応したのか。
そういった情報を残すことは、とても大事な業務のひとつです。

ただ、現実にはここがなかなか難しいです。

訪問の仕事は、時間で動きます。
次の訪問先に安全に、余裕をもって移動することも大切ですよね。
その流れの中で、毎回しっかり記録の時間を確保するのは簡単ではありません。

だからといって、その日の最後にまとめて入力しようとすると、今度は件数がたまって重たくなります。
しかも、時間が空くほど記憶は少しずつ薄れていきます。

「あれ、あの変化っていつだったっけ」
「どの訪問のときに話していた内容だったかな」

こういうことは、どうしても起こります。

人は、負担の大きいことを毎日きっちり続けるのが得意ではありません。
だからこそ、記録は気合いで続けるものではなく、続けやすい形にしておくことが大事だと私は思っています。

記録を残していないことのリスクは小さくありません

毎日の記録が大事なのは、あとで報告書を書くためだけではありません。

たとえば、バイタル。
・その日の状態
・ちょっとした表情や動作の変化
・痛みの訴え
・生活の中で起きた出来事

こうした情報は、その場では小さく見えても、積み重なることで大きな意味を持つことがあります。

特に身体の状態は、前回と比べてどうだったかが重要です。
毎回見ていると、変化が当たり前になってしまうこともあります。
だからこそ、その都度残しておかないと、あとで振り返ったときに見えてこないんですよね。

訪問はどうしてもルーティンになりやすい仕事です。
毎週同じ曜日、同じ時間帯に伺うことも多いですし、流れもある程度決まってきます。
その中で「いつも通り」に見えてしまう日々の中に、小さな変化が紛れています。

その変化に気づき、残しておくこと。
これはとても大事です。

私がおすすめしたいのは、音声入力です

では、どうやって無理なく記録を続けるか。
私自身がおすすめしたいのは、スマホの音声入力です。

最近のスマホは、文字入力のところにマイクのボタンがありますよね。
あれを押して話すだけで、ある程度の内容はそのまま文字にしてくれます。

私自身、訪問が終わって利用者さんのお宅や施設を出た直後に、短く話して記録を残すことがあります。
長く話す必要はありません。
15秒から20秒くらいでも、意外と十分です。

もちろん、多少の誤字脱字は出ます。
でも、大事なのは完璧な文章になっていることではなく、必要な情報が残っていることです。

手で入力しようとすると、15秒や20秒で入れられる情報量には限界がありますが、
一方で音声入力なら、同じ時間でももっと多くの情報を残せます。

これは実際にやるとかなり差が出ます。例えば、上記の文章を15秒間で実測してみます。

３倍以上の差がでます！

記録が細かいと、あとで報告書の質も上がります

ここはとても大事なポイントです。

「話すだけ報告書」のような報告書作成サービスを使うと、文章の構成や表現はかなり整えやすくなります。
ただ、もとになる情報があいまいだと、やはり限界があります。

どれだけ文章がきれいでも、事実がぼんやりしていたら、報告書の質は上がりません。

たとえば、

「4月中旬ごろに右肘の痛みを訴えていた」

と書くより、

「4月16日の訪問時、ジャムの瓶の蓋を開けようとして右肘に痛みが出たと訴えあり」

と残っていたほうが、情報としての価値はかなり高いです。

中旬、下旬、最近、少し前。
こういった表現は便利ですが、あとで見返したときにあいまいになりやすいです。

・その前後に何があったのか。
・その後どう変わったのか。
・他の出来事との関連はあるのか。
そういったことを考えると、日付に基づいた記録はやはり強いです。

だから私は、日々の施術記録はなるべくその場で、短くてもいいので残しておくほうがいいと思っています。

効率化は、手を抜くことではありません

ここは誤解されやすいところかもしれません。

効率化というと、ただ早く済ませることのように聞こえることがあります。
でも実際はそうではありません。

本当に大切なのは、患者さんに向き合う時間や集中力を守るために、事務作業を無理なく整えることです。

昔は、手書きで記録していた時期もありました。
私も15年くらい前は、スマホ入力もなく、かなり手間をかけながら記録していました。

あれは本当に大変でした。
時間もかかりますし、書ける量にも限界があります。
文字が読み返しにくいこともあります。

今は、使えるものは使ったほうがいい時代です。
音声入力もそのひとつです。

記録を残す負担が軽くなれば、継続しやすくなりますし、
そもそも継続しやすくなれば、情報の質も上がります。
その積み重ねが、結果として施術報告書の質にもつながっていきます。

まずは、完璧より「毎回残すこと」を優先してみてください

日々の記録は、完璧に書こうとすると重たくなります。
だから続かなくなります。

まずは、

• その日にあった変化
• バイタル
• 痛みや動作の訴え
• 生活面で気になったこと
• 次回以降に見たいポイント

このあたりを短くでも残していく。
それだけでも、あとで大きな差になります。

そして、そうやって蓄積された情報があると、報告書を作るときにも思い出しやすくなります。
話すだけ報告書のガイドに沿って話すときも、記録を見ながらであれば、より具体的に、より正確に伝えやすくなります。

結果として、医師やケアマネジャーに伝わる内容も変わってきます。
報告書の質は、文章のうまさだけで決まるものではありません。
日々どれだけ事実を丁寧に拾えているかで、かなり差が出ます。

毎日の記録を少しでも負担なく続けたい。
そのうえで、報告書作成にもつなげていきたい。
そんな方は、まず音声入力を取り入れてみるのもひとつの方法だと思います。

「話すだけ報告書」でも、現場で集めた情報をもとに、報告書作成を進めやすくする仕組みを用意しています。
気になる方は、まず無料会員登録から試してみてください。
実際の使い勝手を見ながら、自分の業務に合うかどうかを確かめてもらえたらと思います。

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話すだけ報告書では、登録後に5回分無料でお試しいただけます。
さらに、登録継続中は毎月2回分の無料利用枠があります。

まずは実際に触ってみながら、現場で使えるかどうかを試してみてください。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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